Operaciones de contenedores en Krak Stack: un expediente del release a la factura

Un alquiler one-way corriente genera una decena de eventos: la solicitud del cliente, el release enviado al depósito, la salida (gate-out), el transporte, la instrucción de devolución, la entrada (gate-in), el estado del contenedor a la devolución, la factura del pick-up charge, la factura de per diem y, a veces, un expediente de daños.

Cuando esos eventos viven en herramientas separadas (una hoja de stock, los correos de los depósitos, una plantilla de factura, una exportación contable), cada traspaso es una nueva captura. Ahí se cuelan los errores que cuestan dinero: un per diem calculado sobre una fecha de devolución equivocada, un contenedor devuelto que sigue apareciendo como alquilado, un pick-up charge que nunca se factura, un contenedor ofrecido a la venta cuando todavía está bajo release.

Cuanto más crecen la flota y el número de depósitos asociados, más tiempo exigen esas conciliaciones y más se difumina la visión de conjunto.

En Krak Stack, la unidad básica es el contenedor, no el contrato. Cada unidad se identifica por su referencia ISO 6346, verificada y única. Lleva su tipo (20DC, 40HC, refrigerado, flat rack, etc.), su estado, su depósito y su estatus operativo.

Las reglas de negocio las aplica el sistema, no la memoria del equipo. Un contenedor no puede figurar en dos releases ni en dos devoluciones a la vez. La cantidad retirada no puede superar la del release, ni la cantidad devuelta la de la instrucción de devolución. Cada cambio de estatus queda registrado, fechado y consultable.

Para el equipo, eso significa una sola respuesta a una sola pregunta: ¿dónde está este contenedor y qué queda por facturar sobre él?

Un contrato de alquiler en MG-Atlantic incluye un pick-up charge, días libres, un per diem, condiciones de almacenaje y la gestión de daños. El módulo de alquiler de Krak Stack conserva esos términos para cada contrato.

Los días libres se cuentan contenedor por contenedor, a partir de las fechas de retirada y devolución registradas. La factura de per diem se construye con esas fechas: nadie vuelve a contar los días en una hoja de cálculo. Las facturas están tipificadas (pick-up charge, per diem, almacenaje, daños, compraventa) y el IVA sigue a la entidad facturada.

Un control de los alquileres cerrados verifica además que ningún pick-up charge ni ningún per diem haya quedado sin facturar, y que cada factura esté vinculada al expediente correcto.

MG-Atlantic alquila y vende. En Krak Stack, el alquiler y la compraventa comparten el mismo inventario: un contenedor que vuelve de alquiler puede ofrecerse a la venta, y una compra en gate buy entra en el stock igual que un contenedor en depósito.

Las condiciones de entrega se guardan en los datos. En pick-up, el comprador retira la unidad en el depósito. En gate buy, la unidad está en tránsito y se vende antes de llegar a tierra. Ninguno de los dos términos indica el sentido de la operación: un gate buy no es una compra, y el sistema mantiene los dos ejes por separado.

El stock que muestran las páginas de disponibilidad de mg-atlantic.com procede directamente de Krak Stack: ciudades, tipos, estados y estatus. Para los datos sensibles, la conexión es deliberadamente unidireccional: ningún precio, coste ni margen sale del ERP hacia el sitio público. Los precios de referencia de MG-Atlantic recorren el camino inverso: nuestro equipo los decide y luego los envía al ERP.

Esa separación nos permite también aplicar las reglas de cumplimiento sin excepción, por ejemplo no publicar nunca stock situado en un país sujeto a restricciones.

La primera ganancia es la claridad. Toda la flota es visible en un mismo lugar: lo que está en depósito, alquilado, en tránsito o vendido, lo que se ha devuelto y lo que queda por facturar. Cuando un contenedor sale, vuelve o cambia de estatus, el equipo lo sabe de inmediato, sin esperar a una conciliación de fin de mes.

La segunda es la carga de trabajo. Hoy la plataforma asume un trabajo que habría requerido al menos tres operadores y un controlador financiero: registro de movimientos, cálculo de per diem, preparación de facturas, controles cruzados entre depósitos, contratos y contabilidad.

Por esas dos razones gestionamos todas nuestras operaciones en Krak Stack y lo recomendamos a los arrendadores y comerciantes que todavía trabajan con herramientas separadas.

Sea Krak Stack u otra herramienta, las preguntas son las mismas.

¿Se lleva el expediente a nivel de contenedor? Una herramienta que sigue contratos sin seguir unidades no sabrá decir qué queda por facturar sobre una referencia concreta.

¿Los per diem salen de los movimientos? Si los días se vuelven a introducir, el error se desplaza, no desaparece.

¿Comparten alquiler y compraventa el mismo stock? Un operador mixto que lleva dos inventarios acaba vendiendo un contenedor que sigue alquilado.

¿Está cubierto el trabajo de campo? Un registro hecho en la puerta del depósito vale más que una lista pasada a limpio por la noche. Krak Stack ofrece una aplicación móvil con todas las pantallas, además de la conciliación bancaria y la lectura automática de los informes de stock que los depósitos envían por correo.

¿Los datos son trazables y están alojados en el lugar adecuado? Historial de estatus, roles y derechos de acceso, alojamiento en Europa para los operadores europeos.

Krak Stack fue creado por EEvolve Me SA, una agencia digital ginebrina que también lo comercializa. MG-Atlantic utiliza la plataforma en producción y contribuyó a su desarrollo como operador piloto.