Operazioni sui container con Krak Stack: un fascicolo dal release alla fattura

Un normale noleggio one-way genera una decina di eventi: la richiesta del cliente, il release inviato al deposito, l'uscita (gate-out), il trasporto, l'istruzione di riconsegna, l'entrata (gate-in), lo stato del container alla riconsegna, la fattura del pick-up charge, la fattura dei per diem e, talvolta, una pratica di danno.

Quando questi eventi vivono in strumenti separati (un foglio di stock, le e-mail dei depositi, un modello di fattura, un export contabile), ogni passaggio è una nuova digitazione. È lì che si infilano gli errori che costano: un per diem calcolato su una data di riconsegna sbagliata, un container riconsegnato ma ancora indicato a noleggio, un pick-up charge mai fatturato, un container messo in vendita mentre è ancora sotto release.

Più crescono la flotta e il numero di depositi partner, più queste riconciliazioni richiedono tempo e più il quadro d'insieme si confonde.

Su Krak Stack l'unità di base è il container, non il contratto. Ogni unità è identificata dal suo codice ISO 6346, controllato e univoco. Riporta il tipo (20DC, 40HC, frigorifero, flat rack e altri), lo stato, il deposito e lo stato operativo.

Le regole operative le applica il sistema, non la memoria del team. Un container non può comparire in due release né in due riconsegne allo stesso tempo. La quantità ritirata non può superare quella del release, né la quantità riconsegnata quella dell'istruzione di riconsegna. Ogni cambio di stato è registrato, datato e consultabile.

Per il team significa un'unica risposta a un'unica domanda: dov'è questo container e che cosa resta da fatturare?

Un contratto di noleggio con MG-Atlantic comprende un pick-up charge, giorni franchi, un per diem, condizioni di deposito e la gestione dei danni. Il modulo noleggio di Krak Stack conserva queste condizioni per ogni contratto.

I giorni franchi si contano container per container, dalle date di ritiro e riconsegna registrate. La fattura dei per diem nasce da queste date: nessuno riconta i giorni in un foglio di calcolo. Le fatture sono tipizzate (pick-up charge, per diem, deposito, danni, compravendita) e l'IVA segue l'entità fatturata.

Un controllo dei noleggi chiusi verifica inoltre che nessun pick-up charge e nessun per diem sia rimasto senza fattura, e che ogni fattura sia collegata al fascicolo giusto.

MG-Atlantic noleggia e vende. Su Krak Stack il noleggio e la compravendita condividono lo stesso inventario: un container che rientra dal noleggio può essere messo in vendita, e un acquisto in gate buy entra in stock come un container in deposito.

Le condizioni di consegna sono registrate nei dati. In pick-up l'acquirente ritira l'unità in deposito. In gate buy l'unità è in transito e viene venduta prima di toccare terra. Nessuno dei due termini indica il senso dell'operazione: un gate buy non è un acquisto, e il sistema tiene separati i due assi.

Lo stock mostrato nelle pagine di disponibilità di mg-atlantic.com arriva direttamente da Krak Stack: città, tipi, condizioni e stati. Per i dati sensibili il collegamento è volutamente a senso unico: nessun prezzo, costo o margine esce dall'ERP verso il sito pubblico. I prezzi di riferimento di MG-Atlantic fanno il percorso inverso: il nostro team li decide e poi li trasmette all'ERP.

Questa separazione ci permette anche di applicare le regole di conformità senza eccezioni, per esempio non pubblicare mai stock situato in un paese soggetto a restrizioni.

Il primo vantaggio è la chiarezza. Tutta la flotta è visibile in un solo punto: ciò che è in deposito, a noleggio, in transito o venduto, ciò che è stato riconsegnato e ciò che resta da fatturare. Quando un container esce, rientra o cambia stato, il team lo sa subito, senza attendere una riconciliazione di fine mese.

Il secondo è il carico di lavoro. Oggi la piattaforma assorbe un lavoro che avrebbe richiesto almeno tre operatori e un controller finanziario: registrazione dei movimenti, calcolo dei per diem, preparazione delle fatture, controlli incrociati tra depositi, contratti e contabilità.

Per queste due ragioni gestiamo tutte le nostre operazioni su Krak Stack e lo raccomandiamo ai noleggiatori e ai commercianti che lavorano ancora con strumenti separati.

Che lo strumento sia Krak Stack o un altro, le domande sono le stesse.

Il fascicolo è tenuto a livello di container? Uno strumento che segue i contratti senza seguire le unità non saprà dire che cosa resta da fatturare su un codice preciso.

I per diem derivano dai movimenti? Se i giorni vengono reinseriti, l'errore si sposta, non scompare.

Noleggio e compravendita condividono lo stesso stock? Un operatore misto con due inventari finisce per vendere un container ancora a noleggio.

Il lavoro sul campo è coperto? Una registrazione fatta al cancello del deposito vale più di una lista ricopiata la sera. Krak Stack offre un'app mobile con tutte le schermate, oltre alla riconciliazione bancaria e alla lettura automatica dei rapporti di stock che i depositi inviano via e-mail.

I dati sono tracciabili e ospitati nel posto giusto? Storico degli stati, ruoli e diritti di accesso, hosting in Europa per gli operatori europei.

Krak Stack è stato creato da EEvolve Me SA, un'agenzia digitale ginevrina che lo commercializza. MG-Atlantic usa la piattaforma in produzione e ha contribuito a metterla a punto come operatore pilota.